La cantidad de fondos documentales que existe en el Archivo General de la Nación no corresponde en su cronología a todas las épocas de la Historia de Venezuela ni en su contenido a todas las regiones del país.

Desde sus remotos orígenes hasta 1717, año cuando se incorporó al Virreinato de la Nueva Granada, la antigua Provincia de Venezuela se manejó con entera independencia de las contiguas de Maracaibo, Cumaná y Guayana e Islas de Margarita y Trinidad, entendiéndose a niveles de gobierno y administración, directamente con la Audiencia de Santo Domingo, el Rey y el Supremo Consejo de las Indias.

Una vez desaparecido el Virreinato en 1723, el Gobernador Portales y Meneses pidió al Rey que la antigua Provincia de Venezuela volviera a la jurisdicción de la Real Audiencia de Santo Domingo, lo cual fue concedido en Cédula de 13 de mayo de 1726. Restablecido el Virreinato en 1739, la Provincia de Venezuela fue nuevamente incorporada, para luego segregarse a solicitud del Gobernador Zuloaga, por Real Cédula de 12 de febrero de 1742. Asimismo, por Real Cédula de 8 de septiembre de 1777, se dispuso segregar también las Provincias de Cumaná, Guayana y Maracaibo e Islas de Margarita y Trinidad de la jurisdicción del Virreinato, y agregarlas, en términos gubernamentales y militares, a la de Venezuela, para integrar así la nueva Capitanía General de Venezuela, con capital en Caracas.

Estas mutaciones explican por qué en el Archivo General de la Nación existen muy pocos documentos relacionados con el oriente y el occidente de la actual Venezuela, en años anteriores a 1777. Estos papeles deben hallarse en los Archivos de las Provincias respectivas, en los de España, o en los de las Reales Audiencias de Santo Domingo y Santa Fe.

Algo semejante puede decirse del periodo comprendido entre 1821 y 1830. Dividida la Gran Colombia en intendencias, Caracas pasó a ser capital de la llamada Intendencia de Venezuela, la cual comprendía las Provincias de Caracas y Apure, y posteriormente la de Carabobo. Es por esto que, en la época antes mencionada, no existe registrada en el Archivo General de la Nación, documentación referente al gobierno y administración del Oriente y Occidente de la actual República Bolivariana de Venezuela.

Para mejor instrucción de los investigadores, es necesario destacar que el conjunto de fondos que debió integrar el antiguo archivo de la primitiva Gobernación de Venezuela y el de la posterior Capitanía General de Caracas, adolece de grandes vacios, debido, sin duda, a las circunstancias propias de cada uno de los gobiernos y al poco cuidado de los encargados de conservar aquellos fondos. Así, por ejemplo, el Archivo General de la Nación no posee documentos relativos a los siglos XVI, XVII y principios del XVIII. En el caso específico de los papeles históricos que se refieren al periodo comprendido entre el 19 de abril y junio de 1821, es importante destacar que podrían completarse con copias de los originales que existen en gran cantidad en los Archivos de España, especialmente en el General de Indias que se conserva en Sevilla.